Data protection notice Grondbank vzw

1. Inleiding

Grondbank vzw met maatschappelijke zetel Lombardstraat 34-42 te 1000 Brussel en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0457 868 110 hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.

Wij willen u door middel van deze Data Protection Notice informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij vragen dat u deze Data Protection Notice aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze Data Protection Notice en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

2. Toepassingsgebied

Deze Data Protection Notice heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

3. Verwerkingsverantwoordelijke en haar verbintenissen 

Grondbank vzw met maatschappelijke zetel Lombardstraat 34-42 te 1000 Brussel en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0457 868 110 is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

4. Persoonsgegevens

Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons de volgendepersoonsgegevens mee:

  • Uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mailadres, telefoon-en gsmnummer, ondernemingsnummer de organisatie waarvoor en de hoedanigheid waarin u optreedt,…).
  • Bancaire gegevens (enkel indien u betalingen bij ons uitvoert)

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking eraan.

5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

5.1 Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens alsook bancaire gegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer en de boekhouding. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals de bepalingen uit het VLAREBO) en/of ons gerechtvaardigd belang.

Voorts kunnen wij ter louter informatieve titel nieuwsbrieven verzenden aan onze klanten. Dit betreffen nieuwsbrieven die met niet-commerciële doeleinden verstuurd worden daar het doel van VZW Grondbank er onder meer in bestaat om informatie en advies te verstrekken.

5.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. Tevens verzamelen en verwerken wij mogelijks bancaire gegevens van leveranciers en onderaannemers doch enkel indien betaling uitgevoerd of ontvangen worden. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

Voorts kunnen wij ter louter informatieve titel nieuwsbrieven verzenden aan onze leveranciers en onderaannemers. Dit betreffen nieuwsbrieven die met niet-commerciële doeleinden verstuurd worden daar het doel van VZW Grondbank er onder meer in bestaat om informatie en advies te verstrekken.

5.3 Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten en leveranciers/onderaannemers verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals sollicitanten (cv, e.d.), mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

Voorts kunnen wij ter louter informatieve titel nieuwsbrieven verzenden aan onze sollicitanten, netwerkcontacten, nuttige contacten, mogelijke nieuwe klanten, deskundigen e.a.. Dit betreffen nieuwsbrieven die met niet-commerciële doeleinden verstuurd worden daar het doel van VZW Grondbank er onder meer in bestaat om informatie en advies te verstrekken.

6. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.

Gegevens van aangesloten leden, hun personeel, medewerkers en aangestelden worden bewaard zolang er toegang is tot het digitaal platform van Grondbank vzw. De toegang kan worden beëindigd op eigen initiatief, door de hoofdbeheerder van het aangesloten lid of door het opzeggen of beëindigen van de aansluiting. Wanneer de toegang definitief is beëindigd, worden de opgeslagen gegevens automatisch op inactief gezet en maken deze niet meer het voorwerp uit van enige verdere verwerking. Deze gegevens worden enkel en alleen gebruikt bij een heractivatie van de aansluiting en voor anonieme interne statistische doeleinden.

Na beëindiging of opzegging van de aansluiting, stoppen wij tevens en indien mogelijk met de verwerking van uw gegevens. Mogelijks verwerken wij nog bepaalde gegevens indien dit wettelijk, reglementair, contractueel of operationeel vereist is. Dit wordt in elk geval afzonderlijk bekeken en is afhankelijk van zaken als de aard van de gegevens, waarom ze zijn verzameld en verwerkt en de relevante wettelijke, reglementaire, contractuele of operationele vereisten rond bewaring.

Bijkomende gegevens van aangesloten leden of gegevens van andere klanten dan aangesloten leden (bv. personen die zich hebben ingeschreven voor een opleiding die door Grondbank vzw wordt ingericht) zullen enkel worden bewaard en verwerkt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Indien het doel de opslag van de gegevens niet langer vereist en er geen wettelijke, reglementaire, contractuele of operationele verplichtingen dienaangaande zijn, zullen de gegevens worden gewist.

Alle communicatie die over een dossier wordt gevoerd (zoals e-mailverkeer, het (in telegramstijl) neerschrijven van telefoongesprekken,…) kan door Grondbank vzw onbeperkt worden bewaard en worden gebruikt binnen de dossierbehandeling (bv. het afleveren van conformverklaringen,…) en dossierafhandeling (bv. overleg toezichthoudende overheid, geschillen,…). De in de communicatie met Grondbank vzw mogelijk verwerkte persoonsgegevens worden enkel mee bewaard maar worden op geen enkele wijze systematisch verwerkt, in een database opgenomen of up to date gehouden.

Gegevens van sollicitanten die niet hebben geleid tot een aanwerving, worden bewaard in een wervingsreserve gedurende een periode van twee jaar. Na twee jaar worden deze gegevens verwijderd.

Gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen, behalve bij het bestaan van een afwijkende verwerkersovereenkomst, in elk geval na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

7. Rechten

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:

  • Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens diewij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
  • Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
  • Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
  • Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
  • Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
  • Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot Grondbank vzw met maatschappelijke zetel Lombardstraat 34-42 te 1000 Brussel, p/a de Vlaamse Confederatie Bouw. De contactpersoon hiervoor is: de heer Steven Declercq met contactgegevens: Lombardstraat 34-42 te 1000 Brussel, telefoon: 02 545 57 49, email: steven.declercq@vcb.be.

Grondbank VZW verbindt er zich toe om in ieder geval binnen een redelijke termijn na ontvangst van uw verzoek informatie te geven over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Let wel: Grondbank VZW zal niet steeds verplicht zijn om in te gaan op uw verzoek doch zal dit steeds in overweging nemen en u binnen de mate van het redelijke antwoorden op uw verzoek.

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze organisatie voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:
     Gegevensbeschermingsautoriteit
     Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
     Tel. 02 274 48 00
     Fax. 02 274 48 35
     E-mail: contact@apd-gba.be

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg vade verwerking van uw persoonsgegevens.

8. Doorgifte aan derden

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, evenals door de overheid (bijvoorbeeld aan de OVAM in het kader van haar opdracht als toezichthoudende overheid op Bodembeheerorganisaties).

Wij sluiten met deze derde dienstverleners een verwerkersovereenkomst af, waarin zij verklaren dezelfde garanties op de bescherming van uw persoonsgegevens als Grondbank VZW te bieden.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

9. Technische en organisatorische maatregelen

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan Grondbank vzw aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

10. Toegang door derden

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Data Protection Notice.

11. Nog vragen?

Indien u na het lezen van deze Data Protection Notice verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met Grondbank vzw op, hetzij per post naar Lombardstraat 34-42 of per e-mail aan grondbank@grondbank.be.