Herinnering opkuisactie fase 1 en 2 ihkv administratieve afsluiting verouderde dossiers

Op 14 Juli 2025 lanceerde Grondbank een aantal gerichte acties om samen met jullie de openstaande dossiers in de Grondbank Community af te sluiten. 

Zij die deze communicatie gemist zouden hebben of het uit het oog zijn verloren, wensen wij hier nog eens aan te herinneren, meer bepaald de fases 1 en 2.

ACHTERGROND EN DOELSTELLING

Door de jaren heen kunnen de openstaande dossiers zich opstapelen. Het tijdig afsluiten van niet-relevante dossiers vermindert de administratieve werklast, verhoogt de efficiëntie en zorgt voor een vereenvoudigd overzicht. Daarom hebben we op 1 juli 2025 een opkuisactie gestart.

Hieronder vind je welke acties we al ondernamen om uw lijst van lopende dossiers overzichtelijker te maken en welke aanvullende acties u kan ondernemen om de lijst verder in te korten. We onderscheiden 2 fases.

FASE 1: Administratieve Afsluiting van Dossiers en Aanvragen

In het eerste deel van deze actie hebben we ons gericht op werven waarvoor geen grondverzettoelatingen of – meldingen zijn ingediend na 1 januari 2021. We beschouwen dit als afgeronde werven.

Wat deden we concreet:

• de status van het dossier werd gewijzigd naar 'Afgesloten'. U zal bijgevolg merken dat uw lijst ‘Lopende Dossiers’ in de Community is ingekort.

• grondverzettoelatingen of- meldingen die vóór die datum werden aangevraagd, maar waarvoor we nog geen eindverklaring ontvangen hebben, werden administratief afgesloten.

• grondverzettoelatingen of- meldingen die vóór die datum werden aangevraagd, en waarvoor u al een eindverklaring overmaakte blijven in behandeling.
  OPGELET: dit betekent dat:
  • we de eindverklaring nog zullen behandelen. We doen dit binnen een redelijke termijn en lichten u in als er vragen zijn of maken het bodembeheerrapport over; of
  • we de eindverklaring al hebben behandeld en u hierover een aantal vragen ontving, waarop we echter nog geen antwoord kregen. De behandeling wordt hervat zodra u de ontbrekende informatie overmaakt. Hoe u dit aanpakt, leest u onder de titel “Wat met al ingediende eindverklaringen?”

FASE 2: Oproep voor het indienen van eindverklaring voor slapende werven

In het tweede deel van de actie focussen we op ‘slapende werven’, dit zijn eerder opgestarte werven waarvoor geen grondverzettoelatingen of – meldingen meer zijn ingediend ná 1 januari 2024.

Wat moet u doen?

• raadpleeg het rapport in de Grondbank Community (zie print screen, nummer 2: 'Vervallen aanvragen'), zodat u zicht heeft over welke dossiers en bijhorende aanvragen het gaat;

• maak de ontbrekende eindverklaringen over.

Grondbank kan vervolgens het nodige doen om de dossiers correct af te sluiten

BELANGRIJK: Ga hiermee tijdig aan de slag: bovenvermelde dossiers en bijhorende diensten die op 1 januari 2026 nog openstaan, zullen definitief administratief afgesloten worden.

WAT HOUDT DE STATUS 'ADMINISTRATIEF AFGESLOTEN IN'?

We benadrukken het belang dat u de bovenstaande acties effectief en tijdig opvolgt:

De status ‘administratief afgesloten’ wordt conform de afspraken met OVAM beschouwd als een onregelmatigheid . Deze status is niet onherroepelijk en kan wijzigen indien u de eindverklaring volledig ingevuld en correct ondertekend overmaakt.

Door verouderde en onvolledige dossiers te sluiten, kan u vervolgens focussen op actuele dossiers. Dit is een stuk overzichtelijker. Het uiteindelijke doel van deze acties is om de administratie te optimaliseren en de kwaliteit van het dossierbeheer te verhogen.

VRAGEN? 

Heb je algemene vragen over deze acties, neem contact op met Cindy Bullens (cindy.bullens@grondbank.be). Heb je vragen over een concreet dossier, neem contact op met de projectmedewerker. Je vindt zijn of haar gegevens in de projectfiche van je dossier op de Grondbank Community.

WAT MET AL INGEDIENDE EINDVERKLARINGEN?

Mogelijk maakte u de eindverklaring al over maar ontving nog geen bodembeheerrapport. U hoeft ons dan niet te contacteren. Mocht u de status zelf willen opvolgen, dan kan dat via de Community:

• Is de status ‘on hold’, betekent dit dat u van ons een aantal vragen heeft ontvangen. Zodra wij uw antwoord ontvangen, kunnen wij het dossier verder behandelen. Voor een overzicht : zie print screen - nummer 1  'Eindverklaringen on hold'  

• Is de status ‘ontvangen’, dan is die eindverklaring nog in behandeling. U hoeft dan verder niets te doen.

Waar kan je dit terugvinden in de Grondbank Community?

Stap 1: klik op 'Acties te ondernemen'

Stap 2: Selecteer het juiste rapport